สรุปบทที่8

e-Procurement หมายถึง การทางานในแต่ละขั้นตอนของระบบ ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บไปในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งข้อมูลเหล่านี้พร้อมที่จะถูกนาไปวิเคราะห์ต่อไป โดยข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalog การออกใบขอสั่งซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อ การออกใบสั่งซื้อ การติดตามการสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชาระเงิน ข้อมูลในแต่ละขั้นตอนจะถูกถ่ายทอดไปอย่างต่อเนื่องจนจบกระบวนการ โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่เป็น Manual เลย ทาให้มีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยา และเกิดความโปร่งใส และที่สำคัญข้อมูลจะถูกถ่ายทอดไปยังส่วนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องส่งผลให้เกิดการประสานงานอย่างสอดคล้องภายองค์กรและระหว่างองค์กรกับผู้ขายอีกด้วย

วัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบ e-Procurement ในประเทศไทย

• ความมีประสิทธิภาพ (efficiency) จากการจัดซื้อสินค้าหรือบริการได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
• ความพร้อมรับผิดชอบ (Accountability) เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบระบบจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐควรต้องมี ความรับผิดชอบต่อการตัดสินใจของตน
• ความโปร่งใส (Transparency) โดยกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นกระบวนการที่เปิดเผยต่อสาธารณะ
• ความคุ้มค่า (Value for Money) เพื่อลดปัญหาที่หน่วยงานรัฐมักซื้อสินค้าหรือบริการในราคาที่แพงกว่าของภาคเอกชน

ประโยชน์ของการพัฒนาระบบ e-Procurement

• เอกสารการยื่นประกวดราคา คำชี้แจงและคำอธิบาย และข้อมูลการตัดสิน ผลการประกวดราคาของโครงการต่างๆ ที่ผ่านการคัดเลือกไปแล้วมีความชัดเจนและครบถ้วน
• การกระจายข้อมูลไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องฝ่ายต่างๆ 
• การเพิ่มความสามารถของระบบให้สูงขึ้น เพื่อให้เกิดบริการมูลค่าเพิ่มต่างๆ 

ขั้นตอนของระบบ e-Procurement

• ค้นหาสินค้า/บริการที่จะซื้อผ่าน E-Catalog
• เลือกหมวดสินค้าที่ต้องการจะซื้อผ่าน E-Shopping List
• จัดประกาศเชิญชวนผ่าน Web Site
• ผู้ขายเสนอคุณสมบัติของสินค้าทางอินเทอร์เน็ต E-RFP
• ผู้ซื้อตรวจสอบราคากลาง E-RFQ และ Track Record ของผู้ขาย
• ประมวลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ E-Auction
• จ่ายเงินตรงด้วยระบบ E-Payment
• องค์ประกอบของระบบ e-Procurement
•           ระบบ e-Catalog เป็นมาตรฐานระบบ Catalog ที่รวบรวมรายละเอียดของสินค้าและบริการ ซึ่งอำนวยความสะดวกให้ผู้ค้า/ผู้รับจ้าง มีคุณสมบัติในการทำธุรกรรมสามารถเข้ามาทำการแจ้งและปรับปรุงรายการสินค้า/บริการของตนเองได้
•        ระบบ e-RFP (Request for Proposal) และ e-RFQ (Request for Quotation) เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์โดยวิธีการสอบราคหรือวิธีการตกลงราคา
•           ระบบ e-Auction แบ่งเป็น 2 ส่วนได้แก่
  • Reverse Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลซื้อให้ได้ราคาต่ำสุด
  • Forward Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลขาย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้การจำหน่ายพัสดุที่หมดความจำเป็นของน่วยงานภาครัฐโดยวิธีขายทอดตลาด
  •      ระบบ e-Data Exchange เป็นระบบการเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ค้า เช่น การตรวจสอบควมเป็นนิติบุคคล การส่งข้อมูลในการตรวจสอบจำนวนเงินงบประมาณที่ได้รับการจัดสรรจากสำนักงบประมาณ

    ข้อดีของ e-Procurement ในด้านของผู้ขาย

    • เพิ่มปริมาณการขาย
    • ขยายตลาดแบะได้รับลูกค้ากลุ่มใหม่
    • ดำเนินการบริหารการขาย และกิจกรรมทางการตลาดในต้นทุนต่ำ
    • เวลาของกระบวนการสั้นลง
    • พัฒนาให้พนักงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น
    • กระบวนการประมูลเป็นไปในทางทิศเดียวกัน

    ขั้นตอนของระบบ e-Procurement

    1. ค้นหาสินค้า/บริการที่จะซื้อผ่าน E-Catalog

    2. เลือกหมวดสินค้าที่ต้องการจะซื้อผ่าน E-Shopping List

    3. จัดประกาศเชิญชวนผ่าน Web-Site

    4. ผู้ขายเสนอคุณสมบัติของสินค้าทางอินเตอร์เน็ต (E-RFP)

    5. ผู้ซื้อตรวจสอบราคากลาง (E-RFQ) และ Track Record ของผู้ขาย

    6. ประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Auction)

    7. ประกาศผล ผู้ชนะและส่งมอบ/ตรวจรับพัสดุ

    8. จ่ายเงินตรงด้วยระบบ E-Payment

    
    

    องค์ประกอบของระบบ e-Procurement

    ระบบ e–Catalog

    ระบบ e-RFP (Request for Proposal) / e-RFQ (Request for Quotation)

    ระบบ e– Auction

    ระบบ e-Data Exchange

    Website ศูนย์ข้อมูลจัดซื้อจัดจ้าง

    e-Market Place Service Provider

    
    

    ข้อดีของ e-procurement ในด้านของผู้ซื้อ

    กำหนดและสร้างพันธมิตรกับผู้ผลิตรายใหม่ได้ทั่วโลก

    ความสัมพันธ์กับพันธมิตรเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ทาให้มีอำนาจและต่อรองทางธุรกิจมากขึ้น

    ลดการกระจายสารสนเทศ

    สามารถส่งรูปภาพไปให้ผู้ผลิตหลาย ๆ แห่งในเวลาเดียวกัน

    ลดเวลาและค่าใช้จ่ายของกระบวนการ

    ได้รับการประมูลจากผู้ผลิตหลายรายเร็วขึ้น และทาให้การเจรจาต่อรองได้ผลดีกว่า

    
    

    ข้อดีของ e-procurement ในด้านของผู้ขาย

    เพิ่มปริมาณการขาย

    ขยายตลาด และได้รับลูกค้ากลุ่มใหม่

    ดำเนินการบริหารการขาย และกิจกรรมทางการตลาดในต้นทุนต่ำ

    เวลาของกระบวนการสั้นลง

    พัฒนาให้พนักงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น

    กระบวนการประมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน 

  
  

ระบบ e– Auction

แบ่งเป็น 2 ส่วนได้แก่
ส่วนที่ 1 Reverse Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลซื้อให้ได้ในราคาต่ำสุด ซึ่ง

จะใช้วิธีนี้ในกรณีที่สินค้า/บริการที่ต้องการจัดซื้อหรือจัดจ้าง ต้องใช้วิธีการประมูล ระบบนี้จะรับข้อมูลของผู้ค้าที่ได้รับการคัดเลือกจากระบบ e-RFP / e-RFQ มาดำเนินการประมูลผ่านทาง Internet แบบ Real-time ตามวันและเวลาที่กำหนด โดยการประมูลจะมี 2 แบบ คือ
English Reverse Auction เป็นการประมูลที่ผู้ซื้อจะทราบสถานะของ การประมูลว่าผู้ที่เสนอราคาต่ำสุด เสนอราคาเท่าไร แต่ผู้เข้าประมูลจะไม่ทราบชื่อของผู้เข้าประมูลรายอื่น ๆ
Sealed Bid เป็นการประมูลที่ผู้ซื้อจะไม่ทราบสถานะของการประมูลและ ราคาต่ำสุดของผู้ยื่นประมูล การยื่นข้อเสนอราคาแบบ Sealed Bidแบ่งเป็น 2 แบบ คือ แบบยื่นข้อเสนอได้เพียงครั้งเดียว และยื่นข้อเสนอได้หลายครั้งภายในระยะเวลาที่กำหนด

ส่วนที่ 2 Forward Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลขาย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้กับการจำหน่ายพัสดุที่หมดความจำเป็นของหน่วยงาน ภาครัฐโดยวิธีขายทอดตลาด ซึ่งเป็นการประมูลขายแบบผู้ชนะ คือ ผู้ที่เสนอราคาสูงสุด